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Unternehmen

Ohne Druck geht nichts

Die Idee des papierlosen Büros bleibt ein Flop. Auch im Internetzeitalter. Dabei liegt es gar nicht an der Technik, sondern der Gewohnheit, meint Hans-Peter Enderle. Seit 25 Jahren ist er auf Bürosysteme spezialisiert – und längst im digitalen Alltag zuhause.

24.10.2014
  • TEXT: Alexander Wiemer | FOTOS: Unternehmen

Jeder kennt ihn vermutlich noch: den Geruch eines heiß gelaufenen Kopierers. Im Sommer. Oder sämtliche damit verbundene Wartezeiten. Angesichts der Entwicklung von iPad & Co. erscheinen diese Bilder wie aus der Steinzeit. Das Internet hat die Arbeitswelt verändert. Auch Drucker und Kopierer haben sich technisch längst angepasst. Die Nutzung wird immer stärker vereinfacht, immer mehr Leuten zugänglich, ist längst mobil und digital. Das papierlose Büro ist aber nach wie vor nicht Realität.

Die Idee gilt als ein Klassiker des Scheiterns. Sie wurde schon ausgebrütet, als Computer noch Schränke waren und die Cebit eine Messe für Bürotechnik. Dass die Cyberakte den Leitz-Ordner bis heute nicht völlig abgelöst hat, scheint eine Zeitfrage zu sein, die ihrer Zeit voraus ist. Das meint auch Hans-Peter Enderle, Geschäftsführer der Bürotechnikfirma fido. „Der Innovationswandel ist da, aber noch nicht bei allen angekommen“. Die Vorteile sind klar: Es gibt inzwischen E-Paper und digitale Archive, die Platz und Papier einsparen. Die digitalen Tücken sind allerdings auch bekannt: Daten müssen stets richtig aktualisiert werden und gegen Änderungen gesichert sein, sonst können sie bei Neuerungen nicht mehr fehlerfrei gelesen werden. Und: nur ein Fehlerchen und ganze Bibliotheken sind weg oder futsch. Die Arbeitswelt fährt zweigleisig, auf neuen Erfahrungen und alten Gewohnheiten. Letztere ändern sich gerade. Unternehmen wie fido stellen sich genau darauf ein. Wie gehabt.

Kopieren und anpassen

Es war im Jahr 1989, die Wendezeit, als Hans-Peter Enderle sein Bürotechnikunternehmen gründete. Damals begannen gerade PCs Schreibmaschinen abzulösen, Kopierer und Drucker läuteten eine neue Ära von Arbeitsabläufen ein. Der studierte Betriebswirt erwarb den zum Verkauf angebotenen Schreibwarengroßhändler Alfons Dorner und startete zunächst als Vollsortimenter. Doch relativ schnell konzentrierte man sich auf Bürotechnik. Das heißt: So ziemlich alle IT-Entwicklungen adäquat begleiten, mit innovativen Produkten und dementsprechenden Service. Bis heute beschäftigt fido dafür keine Subunternehmer, sondern bildet eigene Fachleute aus. Mit Erfolg: „Die Fluktuation liegt quasi bei Null“, sagt Enderle. Jede technische Veränderung hatte ein verändertes Anforderungsprofil beim Personal zur Folge. Wurden früher eher Drucktechniker und Feinmechaniker ausgebildet, sind es heute verstärkt Systemelektroniker und Softwarespezialisten, die auch in Netzwerke eingreifen können müssen. „Kopieren kann jeder. Heute geht es um die Prozesse, die mit einer Maschine verknüpft sind, um multifunktionale Arbeitsplatzsysteme“.

Seit 1989 ist der Familienbetrieb im Rottenburger Gewerbegebiet Siebenlinden ansässig. Den heutigen Namen trägt das Unternehmen nach der Fusion mit dem Reutlinger Bürocenter Fischbach. Zu den Kunden zählen Mittelständler, Versicherungen, Behörden oder Schulen. In der Region reicht die Palette von Somfy, Osiander, Maquet bis zur AOK und der Handwerkskammer. Überregional sind besonders Architektur-, Design- und Ingenieurbüros beliebte Abnehmer. Die Bürosysteme von Xerox, Canon oder Konica Minolta liefert man längst europaweit, das Vertriebspartnernetzwerk garantiert die jeweilige Betreuung vor Ort. Auch die Nachfolge ist schon gesichert: Tochter Julia Enderle ist vor drei Jahren in die Firma eingestiegen und kümmert sich ums Marketing. Vor allem über den runderneuerten Onlinevertrieb hat der Kundenstamm in den letzten Jahren deutlich zugelegt.

Multiple Begleiter

„Man muss den Anforderungen gerecht werden und die Technik nachleben können – jeden Tag“, sagt Hans-Peter Enderle. Ganz analog heißt das: Zwei Stunden Reaktionszeit, wenn eine Maschine ausfällt. Jeder Außendienstwagen von fido ist über Funk jederzeit zu orten und zu erreichen, wie bei einer Taxizentrale. Die Bürotechniker werten das elektronische Arbeitsumfeld aus und versuchen herauszufinden, wie man Dokumente besser und sicherer drucken und verwalten kann. Die digitalen Anforderungen heißen Mobile Printing, Cloud Computing und Dokumentmanagement. Bei einer optimalen Gestaltung des Druckumfeldes werden, laut Enderle, alle Drucker in einer Flotte zentral verwaltet und sensible Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert. Wird ein neuer Drucker angeschlossen, konfiguriert das System ihn automatisch.

Bei Druck-Apps und internetfähigen Druckern steht nicht nur die Mobilität, sondern auch die Sicherheit im Fokus. Druckaufträge über WLAN oder Internet an öffentliche Standorte senden und dort abholen oder umgekehrt, von der Mail-Adresse des Druckers Scans und Fotos an andere Mail-Adressen versenden – alles kein Problem. „Das hat praktische Vorteile. Aber auch Risiken: über die Scan-to-E-Mail Funktion können ungehindert sensible Daten nach außen dringen“, sagt Enderle. Häufig erwünscht sind deshalb Zertifizierungen, verschlüsselte Festplatten, Software, die die Einrichtung von Listen mit zulässigen Mail-Adressen ermöglicht. Muss ein Gerät doch einmal überholt werden, gewährleistet der Dienstleister die enthaltenen Daten umgehend zu löschen. Jeder Mitarbeiter ist vertraglich zur Verschwiegenheit aufgefordert. „Die Sicherheit muss aber letztlich auch der Kunde vorgeben“, merkt Enderle an. Wer immer flexibler werde und Mitarbeiter jederzeit auf Daten zugreifen lassen will, ermögliche auch Sicherheitslücken. Dass sensible Dokumente minutenlang im zentralen Drucker liegen bleiben, sei keine Seltenheit. Eine Authentifizierung per Karte oder Fingerabdruck wäre hier ratsam.

Womit wir wieder bei Gewohnheiten und dem papierlosen Büro wären. Wenn alles immer zentraler, sicherer, mobiler, automatischer wird: kommt die Hightech-Utopie dann doch noch zum Zug? „Die digitalen Wege haben und werden sich weiter verkürzen. Aber am Ende des Tages wird man immer eine Hardcopy haben wollen“, sagt Enderle. Seine junge Nachfolgerin ergänzt: „Wie man heute drucken und archivieren kann, ist begeisternd und die daraus entstehende Flexibilität birgt viele Vorteile. Unsere Aufgabe ist, die Unterschiede zu gestalten und Unternehmen in diesem Wandel zu begleiten“.

Ohne Druck geht nichts
Aus allen Lagen. Am Arbeitsplatz zu sitzen, um Dokumente auszudrucken, ist gar nicht mehr nötig. Eine Kombi aus Smartphone, Cloud, Apps und internetfähigen Druckern, verarbeitet heute jedes Dokument übers Internet.

Ohne Druck geht nichts

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24.10.2014, 12:00 Uhr

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