So nah, als wär‘ man da

Corona hat den technischen Fortschritt vorangetrieben

Die Grundlagen waren bereits vorher geschaffen, doch während der Coronapandemie mit ihren Abstandsgeboten mussten sich die Tools schlagartig in der Realität bewähren. Anfangs hat nicht alles reibungslos geklappt und auch heute sind noch manche Bugs nicht vollständig ausgeräumt. Vieles wurde aufgrund der gemachten Erfahrungen aber auch noch weiter optimiert. Ob man ein Baumdiagramm erstellen, ein Dokument gemeinsam bearbeiten oder von verschiedenen Orten auf einen Kalender zugreifen möchte: Was unlängst noch nach Science-Fiction klang, ist für viele tausend Menschen mittlerweile gelebter Arbeitsalltag. Es gibt Möglichkeiten, wie clevere Tools in virtuellen Büros für eine effiziente Zusammenarbeit sorgen können. Dies sind nur einige Beispiele aus der alltäglichen Nutzung.

Kommunikationsplattformen: Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom bieten Chat-, Video- und Audiokommunikation in Echtzeit. Diese Tools ermöglichen schnelle und direkte Kommunikation zwischen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort.

Projektmanagement-Software: Tools wie Trello, Asana oder Jira helfen bei der Organisation von Projekten, Aufgabenverfolgung und Teamkollaboration. Teammitglieder können Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Dokumente teilen.

Virtuelle Meeting-Räume: Virtuelle Meeting-Plattformen ermöglichen Teammitgliedern, sich in virtuellen Räumen zu treffen, um Diskussionen, Präsentationen und Brainstorming-Sitzungen abzuhalten. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch.

Dokumentenmanagement: Cloud-basierte Speicherplattformen wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive erleichtern das Teilen, Speichern und Bearbeiten von Dokumenten. Teammitglieder können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne ständig Dateien hin und her senden zu müssen.

Echtzeit-Kollaborationstools: Plattformen wie Google Workspace (ehemals G Suite) ermöglichen mehreren Benutzern gleichzeitig, in Echtzeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten. Änderungen werden sofort sichtbar, was die Zusammenarbeit beschleunigt.

Virtuelle Whiteboards: Tools wie Miro oder Microsoft Whiteboard bieten virtuelle Arbeitsbereiche, auf denen Teammitglieder Ideen skizzieren, Mindmaps erstellen und gemeinsam visualisieren können.

Social Intranets: Interne soziale Netzwerke fördern die Vernetzung der Teammitglieder und unterstützen den Informationsaustausch über Projekte, Aktivitäten und Interessen.

E-Learning-Plattformen: Für Schulungen und Weiterbildungen können virtuelle Büros E-Learning-Plattformen nutzen, um Mitarbeitern den Zugriff auf Schulungsmaterialien und Lernmodule zu ermöglichen.

Echtzeit-Übersetzungstools: In globalen Teams können Echtzeit-Übersetzungstools die Kommunikation zwischen Teammitgliedern überwinden, die unterschiedliche Sprachen sprechen.

Feedback-Tools: Plattformen zur Sammlung von Feedback, wie beispielsweise Surveys oder anonyme Umfragen, können verwendet werden, um Einblicke in die Zufriedenheit der Teammitglieder zu gewinnen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Insgesamt tragen diese cleveren Tools dazu bei, die Hürden der räumlichen Trennung zu überwinden und eine effiziente Interaktion zwischen Teammitgliedern in virtuellen Büros zu ermöglichen. Dennoch ist es wichtig, klare Kommunikationsrichtlinien und -verfahren festzulegen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten können.

Liegt das Büro der Zukunft vollständig im Netz?

Die meisten Fachleute gehen tatsächlich davon aus, dass die Menschen immer losgelöster vom stationären Büro arbeiten werden. Allerdings ist das soziale Miteinander ein wichtiges Kriterium für zahlreiche Arbeitnehmende, sodass das hundertprozentige Homeoffice wohl eher eine Ausnahme bleiben wird. Viele Unternehmen setzen stattdessen auf flexible Lösungen, bei denen das Team zeitweise im klassischen Büro und zeitweise im Homeoffice arbeitet. Darüber hinaus werden Events und Teambuilding-Maßnahmen angeboten, bei denen das Team tatsächlich physisch zusammenkommt. Auf diese Weise lässt sich der Büro-Gossip zwar nicht komplett ersetzen, trotzdem entsteht ein produktives Wir-Gefühl, das wiederum für zufriedene Arbeitnehmende und einen erfolgreichen Betriebsablauf sorgt.