Tablets statt Papierstapel

114 Seiten, doppelseitig bedruckt, umfassten die Unterlagen zur vergangenen Gemeinderatssitzung. Der Stapel mit Beschlussvorlagen, Sachausführungen und Grafiken war inklusive einer Tischvorlage fast drei Zentimeter hoch. Bei zehn Sitzungen pro Jahr kommt da einiges an Papier zusammen. Damit die Regale, Schubladen und Aktenschränke der Ratsmitglieder künftig nicht noch weiter überquellen, wird umgestellt: Die Sitzungsunterlagen für das Gremium im Gäu sollen in digitaler Form auf Tablets aufgespielt werden.

„Das Thema wird gerade im Haushaltsausschuss beraten“, bestätigt Bürgermeister Armin Jöchle. Bedeutet: Schon für 2019 sollen die Kosten in Höhe von, so schätzt Jöchle, 15 000 bis 25 000 Euro eingestellt sein. In dieser Rechnung geht es um die Anschaffung der Endgeräte an sich sowie um den Kauf bestimmter Lizenzen für
die Software. Hinzu kämen dann jährliche „Mietkosten“ für die Lizenz. „Kämen“, weil die Entscheidung, die Sitzungsunterlagen künftig in digitaler Form zu erhalten, letztlich beim Gemeinderat selbst liegen wird.

Zuerst Software, dann Hardware

Natürlich sei nicht jeder einzelne Feuer und Flamme für diese Umstellung, erklärt Bürgermeister Jöchle im Gespräch mit der SÜDWEST PRESSE, doch insgesamt stehe das Gremium den Tablets durchaus positiv gegenüber. Ein klarer Befürworter ist der Eutinger Sebastian Lazar: „Es ist dringend an der Zeit, die Gemeinderatsarbeit zu digitalisieren. Mittlerweile habe ich eine große Schublade voll mit Papier von viereinhalb Jahren Ratsarbeit.“ Er sieht in den mobilen Geräten gleich mehrere Vorteile im Vergleich zur ausgedruckten Version. „Wenn ich derzeit bestimmte Unterlagen nochmal durchschauen will, muss ich den ganzen Papierberg durchforsten. In digitaler Form gibt es dafür die Suchfunktion.“ Zudem wären komplexe Pläne dank Zoom leichter zu entschlüsseln.

Je nach System könne man sich direkt auf der digitalen Vorlage Notizen machen, erklärt Daniel Beilharz. Der stellvertretende Hauptamtsleiter ist bei der Eutinger Gemeindeverwaltung erster Ansprechpartner für dieses Thema. „Wichtig ist, dass man sich zunächst für eines der möglichen Rechtsinformationssysteme entscheidet. Also zunächst für die Software, weil man sonst eventuell Geräte kauft, die mit dem gewünschten Programm nicht kompatibel sind.“

In der Praxis würde die künftige Arbeit dann wie folgt aussehen: Jeder Gemeinderat bekommt ein Tablet, das er natürlich auch mit nach Hause nehmen kann. Die Verwaltung speist die Unterlagen für die anstehende Sitzung ins System, die Räte haben dann darauf Zugriff. Allerdings schränkt Beilharz ein, dass man noch genau prüfen muss, wie die Datenschutz-Regelung aussieht. „Da die Räte ja auch nicht-öffentliche Unterlagen erhalten, muss das erst geklärt werden“, sagt Beilharz.

Einführung vielleicht erst 2020

Noch bleibt ihm dafür auch Zeit. Das Thema wird zwar im Rahmen der Haushaltsplanung schon bald auf den Tisch kommen, doch bis zur Einführung werden laut Bürgermeister Jöchle noch einige Monate vergehen. „Denn es macht wohl auch mehr Sinn, eventuell den im Mai neugewählten Gemeinderat dazu zu befragen“, erklärt Jöchle. Schließlich seien es auch die künftigen Räte, die dann mit den Tablets umgehen müssen.

Da die konstituierende Sitzung des Eutinger Gemeinderats für Juli angedacht ist, könnte sich eine Einführung der Tablets daher bis in den Oktober schieben. „Und wenn es dann erst im Januar 2020 klappt, wäre das auch nicht dramatisch“, sagt Jöchle.