Was ist ein virtueller Datenraum (virtual data room)?

Ein virtueller Datenraum oder virtual data room ist eine Cloud-Lösung, die speziell für die sichere Speicherung und gemeinsame Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen entwickelt wurde. Obwohl virtuelle Datenräume traditionell für Finanztransaktionen, Börsengänge und die Verwaltung des Lebenszyklus von Immobilienanlagen eingesetzt werden, haben sich ihre Einsatzmöglichkeiten in den letzten zehn Jahren erweitert. Potenziell kann sich jedes Unternehmen, das an der sicheren und spezialisierten Verwaltung seiner Unterlagen interessiert ist, an Datenräume wenden. Heute integrieren viele Anbieter wie Firmex.com, die eine SaaS-Lösung anbieten, zunehmend Technologien des maschinellen Lernens in ihre Software und erweitern damit ihr Angebot um Tools wie automatische Dokumentenübersetzung, Befundverwaltung und automatische Red-Flag-Analyse.

Erfahren Sie mehr: Was sind traditionelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume erleichtern allen Beteiligten den Ablauf der Due-Diligence-Prüfung. Vertrauliche Dokumente werden sicher aufbewahrt, Risiken werden minimiert, die Effizienz wird gesteigert und es gibt eine bessere Kontrolle und Aufsicht über mehrere Bieter.

Als Verkäufer behalten Sie die volle Kontrolle darüber, wie, wann und an wen Ihre sensiblen Informationen weitergegeben werden, und Sie haben auch die volle Kontrolle über die gesamte Kommunikation mit den Bietern.

Warum einen virtuellen Datenraum nutzen?

Virtuelle Datenräume bieten Unternehmen die Möglichkeit, sensible Dokumente einfach zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind weitaus kostengünstiger als herkömmliche physische Datenräume, die früher die Norm waren. Mit virtuellen Datenräumen können M&A-Transaktionen viel effektiver und effizienter von fast jedem Standort aus durchgeführt werden.

Bei Finanztransaktionen ist die Software für virtuelle Datenräume zum Standard geworden und hat den einst allgegenwärtigen physischen Datenraum abgelöst. Physische Datenräume hatten ihre Grenzen und waren zeitaufwändig und unbequem für die beteiligten Parteien. Mit der Weiterentwicklung der Online-Sicherheit (die für virtuelle Datenräume von größter Bedeutung ist) wurde der physische Datenraum zu einem überholten Konzept und schließlich durch virtuelle Datenräume ersetzt, in denen Unternehmen unabhängig von ihrem Standort sicher Due-Diligence-Informationen austauschen können.

Wer nutzt virtuelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume werden von jedem Unternehmen genutzt, das wichtige Dokumente sicher speichern und gemeinsam nutzen möchte, aber es gibt ein paar Branchen, die die meisten Nutzer sind. Biowissenschafts- und Technologieunternehmen nutzen VDRs zum Schutz geschützter Daten, aber Unternehmen in jeder Branche haben Gründe, in VDRs zu investieren.

Es ist inzwischen klar, dass sich Unternehmen aller Branchen seit Jahren anstelle von physischen Datenräumen an Anbieter virtueller Datenräume wenden, und das aus gutem Grund. Die Entwicklung der Datenraumbranche hat die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte tätigen, verändert, und VDRs sind heute ein unverzichtbares Instrument für alle an einem Geschäftsabschluss beteiligten Parteien. Sie bieten den Nutzern rund um die Uhr Zugang zu Geschäftsinformationen an einem sicheren Online-Speicherort, auf den von fast überall aus zugegriffen werden kann, und minimieren gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler, die ein Geschäft möglicherweise zunichtemachen könnten.

Tipps für die Implementierung eines virtuellen Datenraums

Häufig müssen virtuelle Datenräume schnell implementiert werden, um ein anstehendes Geschäft zu erleichtern. Daher ist es üblich, dass VDR-Benutzer der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit Vorrang vor komplexeren, schwerfälligen Funktionen einräumen.

Sobald ein Unternehmen die Entscheidung getroffen hat, in einen VDR zu investieren, kann die Entscheidung, welche Lösung die Bank nicht sprengt und dem Unternehmen tatsächlich den größten Nutzen bringt, überwältigend sein. Die Zeiten komplexer, verwirrender Preisstrukturen, versteckter Gebühren und überraschender Kosten sind längst vorbei - oder sollten es zumindest sein. Ein seriöser, vertrauenswürdiger VDR-Anbieter wird sein Preisschema, die zulässige Datennutzung, die Sicherheitsstandards und andere relevante Merkmale klar und deutlich angeben. Wenn diese Informationen auf der Website des Anbieters nicht leicht zu finden sind, ist es vielleicht am besten, die Suche nach einem VDR anderswo zu beginnen. Es gibt viel Konkurrenz in diesem Bereich, aber das bedeutet nicht, dass alle VDRs eine lohnende Investition sind.

Letztendlich müssen Unternehmen ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie eine VDR-Lösung auswählen, die mit ihrem Wachstum mitwachsen kann. Neben den anfänglichen und monatlichen bzw. jährlichen Kosten haben die schnelle Akzeptanz, die sofortige Implementierung, die Benutzerfreundlichkeit und der laufende technische Support zweifellos höchste Priorität. Eine Sache, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten, ist das Anfordern einer kostenlosen Testversion, damit sie sehen können, ob eine bestimmte Lösung die richtige ist.